导语
传统的企业管理模式是基于亚当斯密的分工理论形成的, 在市场需求多样化, 迫使企业应具有较高柔性的今天, 传统工业经济时代的商业规则与“科层制”管理模式就显得更僵化。为了适应以“顾客、竞争和变化”为特征的外部环境, 传统的企业管理模式的局限性日渐突出。在当今贸易环境复杂多变的背景下,企业将不得不面临全球一体化的竞争与挑战,很多企业发展的瓶颈在于管理水平的低下,发展的瓶颈在于管理,而管理水平的提高需要企业构建新的管理模式,流程的全生命周期管理应运而生。
介绍
随着企业自身管理水平和风险管控要求的不断提升,如今管理人员不仅需要了解企业哪些方面存在问题,更需要了解快速定位在哪个环节出现问题,此时运用流程的全生命周期管理,可促进更为成熟的管理体系的形成,最终形成闭环管理的全过程。
流程的全生命周期管理(process lifecycle management, plm),是从部门内部最初的流程需求管理开始,经过流程设计、流程初评审、流程修改、流程评审,到流程决策审批、发布、培训、实施,再经过流程监控与评估,对流程进行逐步改进与优化,形成整个企业的体系制度。
基本思路框架
01
基本思路
既要符合企业现有业务要求,又要具有一定的前瞻性;既要考虑部门内部业务开展实际,又要满足跨部门业务开展的畅通;既要考虑企业内部管理的需求,又要考虑企业外部客户的感受。
02
基本方法
从企业的整体目标出发,基于企业价值链管理,可运用自上而下、自下而上或自上而下与自下而上相结合的方法,从部门内流程设计到跨部门流程的整合,采用先进的信息化等手段,最终形成企业流程体系。
自上而下,是指从公司整体出发,全面分析企业涉及的各项业务,划分业务板块,再由各相应部门按照全生命周期的步骤进行流程的设计。
自下而上,是指由主要部门牵头,相关部门辅助配合,从企业各单位的分子流程梳理开始,到最终汇总形成企业整体流程框架的过程。
03
操作流程
图:流程全生命周期图
·流程需求:从部门内部最初的流程需求管理开始;
·流程设计:对企业现有业务流程,进行调研分析、组织诊断,根据访谈内容,结合实际操作,设计流程;
·流程初评审:流程设计后,组织对设计的流程进行初步评审,判别流程设计是否存在漏洞或不畅环节、识别是否符合公司现有业务及发展,是主要流程还是辅助流程;
·流程修改:根据流程初评审后的反馈意见,进行流程修改,使之更加符合工作实际;
·流程评审:流程评审对修改调整后的流程进行再次评审,确保流程准确无误;
·流程决策审批:高层领导对于流程发布做出决策审批,为下一步流程发布奠定基础;
·流程发布:在制度文件和组织的办公系统上发布流程,传递流程相关信息内容;
·流程培训:通过员工的流程培训,内部推广新的流程操作,可在工作中统一操作流程规范,使其工作质量和工作效率不断提高;
·流程实施:经培训后,组织内部开始实施流程,试运行流程过程中,检验流程设计的流畅度与科学性;
·流程监控与评估:结合流程实施,开展流程研讨会等方式进行流程监控与评估高效,可高效识别出流程设计中不合理之处,为下一步流程改进与优化提供借鉴指导作用;
·流程改进与优化:流程经过培训、实施、监控后,结合实践过程中发现的问题与不足,对各部门的流程进行整合,不同部门间相关业务使用一套流程,削除冗余流程,形成各级流程相互承接、相互匹配的良好状态。
·最后,在各部门配合下进行流程的优化、找出症结并完善后,形成整个企业的体系制度。
案例分析
接下来我们以某公司流程生命周期管理为例,详诉相关过程。
结语
(一) 案例背景
某公司根据集团流程管理的工作、提升活动的要求,由公司战略技术部牵头,全面组织开展制度流程梳理、优化提升工作,以实现对流程的全生命周期管理。
二) 项目初始准备阶段
为了更好地实现流程的全生命周期管理,公司按照集团公司要求,制定了《流程文件管理制度》,并于信息化平台发布生效。
(三) 流程管理方案具体步骤
首先,采取标杆对标方式,结合日常工作分析、管理提升的自我诊断、流程分析及公司一体化制度流程管理审计等,对流程现状进行系统诊断与分析后提出流程设计需求,开展流程设计工作;
其次,战略技术部牵头组织各部门管理人员进行相关流程初评审,识别存在偏差的流程,予以修改后,再次评审,核实大致无误后,流程决策审批并发布;
再次,就发布的流程进行相关人员培训,了解熟悉相关操作流程后,通过建立和优化流程文件it管理平台,实施执行、评估和常态化的流程管理审计工作,使流程管理工作得以认真执行,全面实施;
再次,在运行流程过程中,各部门管理人员对流程进行有效的监控与评估,全员识别与工作实际不符或不畅的地方,共同制定流程梳理优化的实施方案,组织开展流程规划、流程分析和流程优化工作;
最后,完成流程汇编工作,将流程形成整个企业的体系制度,指导企业日常工作。
(四) 流程的全生命周期管理实施成果
某公司在流程的全生命周期管理实施的过程中,取得了以下成果:
公司本部原有流程总计为595份,经整合优化后合并了33份,修订优化了382份,新建了45 份,删减了19份,优化了省公司的核心流程2份;
公司战略技术部完成了《公司流程汇编》的编制和出版工作;
实现流程信息化平台的优化与改造。战略技术部收集了各部门的“信息化平台优化改造需求”,经反复沟通、确认和初步测试,流程平台优化功能上线使用。
结语
流程的全生命周期管理,可为企业的发展保驾护航,是企业管理中重要且长期的任务,需要持之以恒地推行。
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