项目关闭文件必须在移交会议结束后的3个工作日内完成。如果小组成员在第一天结束前仍未回应请求,请在接下来的24小时内进行5×5的沟通法，以确保在限定的三天时间内从利益相关方获得所需的接受。
一旦获得所有所需的批准和接受,便可以利用所有表达了接受的电子回复邮件对a&a表格进行注释;
扫描并将a&a表格和每封包含接受/认可信息的电子邮件合并到已批准的项目关闭文件pdf中，来更新已批准的项目关闭文件的pdf并最终定稿。
当所有的文件准备就绪,并且可以提供给项目经理审核时,文件应包含:1.带有签名或注释的a&a表格。表格中的信息可以证明项目管理者、项目负责人、高层利益攸关方、职能经理和团队成员（整个项目团队)的电子批准/接受。
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