论信息系统项目的采购管理(论信息系统项目的采购管理论文)-尊龙游戏旗舰厅官网

2019年8月,我参与了某市信息化项目管理平台项目的建设。由于本人具有较丰富的项目管理经验,因此有幸被指定为该项目的项目经理。该项目投资500万元,项目周期为1年,该项目实现了对全市信息化项目的项目申报、项目招标、项目实施、项目验收、项目成果等阶段的全过程管理,同时也实现了党政信息化建设的相关人员、资产管理、日常维护、事务处理等日常工作进行电子化管理,进一步推动了电子政务的发展。

该项目包含了项目管理子系统、资源管理子系统、事务管理子系统、运维管理子系统等4大子系统。由于该系统仅限于该市各政府机构使用,所以该系统整体基于b/s和c/s混合架构;服务器存放于该市政府中心机房,其他各政府机构采用vpn专网连接,该平台采用java开发语言,服务器采用ibm power 720型,应用服务器操作系统采用windows server 2008,数据库采用oracle 11g。在管理过程中还采用rational rose 2003进行uml建模,同时使用vs2010自带的团队管理器(tfs)作为项目配置管理工具。

该项目特点是结构复杂,规模大,项目干系人构成复杂。因此做好该项目的采购管理显得尤为重要。我根据公司已有的组织过程资产和项目要求,严格按照公司项目管理规定管控项目,和项目干系人充分沟通,团队成员密切协作,计划为纲,监控执行,动态调整,做好项目的采购过程,以下是我就采购过程的输入、输出,以及在项目实施过程中的关键管控逐一阐述。

一、 规划采购管理

凡事预则立,不预则废。有着多年项目经验的我深知计划的重要性,好的计划是项目成功的基础,特别是对于采购比较多的项目,规划采购管理尤为重要。在本项目规划采购管理的过程中,我们开展了充分的需求调研活动,深入了解客户的需求情况,并对需要采购的产品进行了认真的分析。客户的需求问题解决之后,项目团队对部分设备采用自制还是外购意见不统一,有人认为自制可以降低成本,而且可以积累生产经验;也有人认为外购可以降低风险,提高项目的成功率。针对这种情况,我们对自制或外购的利弊进行了认真分析,并进行了市场调研,请专家进行了判断。最后召开会议对大家的意见进行统一,考虑到项目时间紧、任务重,如果失败将造成严重影响,因此决定通过采购的方式进行。最后,我们根据项目管理计划、活动资源需求、干系人登记册、风险登记册等文件,通过查找公司的组织过程资产,组织编制了详细的采购管理计划,并形成了采购工作说明书。

二、 实施采购

由于该项目时间紧、任务重,经客户同意,某些硬件主要是通过公开招标的方式进行采购。首先我们通过招标网站登记了相关招标信息,发布了招标公告,确定自招标公告发布之日起二十日内为投标期。然后我们制定了评标标准,成立了评标委员会,评标委员会设置为5人组成,其中包括技术方面专家3名、经济方面专家1名、我公司管理人员1名。截止投标之日共收到6家供应商进行了投标,经过资格审核共有5家符合要求。开标时又有一家供应商想要投标,尽管这家供应商与我们之前有过合作,而且合作情况也很好,但是已经过了投标截止时间,仍然被我们拒绝了。开标后,评标委员会对5家符合要求的供应商分别进行了打分,根据打分结果,评标委员会推荐了a公司作为供应商。确定供应商后,我们尽快与之签订了采购合同。根据招标文件要求,为了确保采购合同顺利进行,我们要求供应商缴纳了履约保证金。

三、 控制采购

控制采购是管理采购关系、监督合同执行情况,并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程。在该过程中,我们根据采购文件和双方签订的采购合同等,及时检查与审计合同的执行情况,根据需要提供变更申请,为此我们专门制定了变更控制流程,成立了变更控制委员会。根据采购计划安排,我们安排专人及时跟踪采购合同的执行情况,每周召开一次例会,沟通交流采购设备的生产进度和质量情况,如果出现偏差,立即采取纠正措施,并严格按照变更控制流程执行。本着既要保证质量,又要尽量减少变更的原则,以确保不延误项目进度。但是在一次检查时,我们还是发现进度滞后,可能会影响项目的进度,我们立即督促卖方尽快采取措施赶上进度,卖方高度重视,用高效人员代替了原来的低效人员,很快赶上了进度。

四、 结束采购

我们根据项目管理计划和采购文件,我们组织相关干系人对采购的设备进行了验收。所采购的设备完全符合项目要求,顺利通过了验收,而且卖方提前交货,对我们项目的顺利进行起到了关键作用。验收结束后,我们立即向财务部门提出了支付合同尾款的申请,同时对采购过程的一些文档进行了整理汇总,总结了采购过程的经验和教训。最终通过我们计划周密的采购管理,既保证了项目进度和质量,又降低了项目风险。

经过我们团队的不懈努力,历时1年。本项目最终于2020年8月,通过了客户组织的验收,获得了客户的好评,赢得了该市主要领导的高度肯定。本项目的成功得益于我成功的项目采购管理,总结经验有以下两点:一是尽可能在项目早期就确定项目需要采购的内容,以便有足够的时间确定采购方式和选择合适的供应商;二是必须把采购供应商的管理当做整个项目管理的一部分。另外,在项目采购管理工作中还存在一些不足,对一些产生问题的原因分析不到位,导致在一定程度上影响了采购工作的实施进度。在后续的工作中,我将更加注重信息化建设项目管理知识的学习,理论与实践相结合,全面提升自己的业务水平和技术能力,全力为我国的信息化建设做出自己的一份贡献。

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