会议是各级机关研究部署工作的重要手段，会务工作质量与水平的高低直接影响到决策及其落实的效果。会议活动的筹办涉及到会前筹备、会中服务、会后总结三个阶段。
第一阶段：会前筹备阶段。
1.拟订会议方案。内容包括:会议名称、时间、地点、规模、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫及职责分工等。制订会议方案要坚持复杂程序简明表述、简单问题慎重对待的原则，增强方案的指导性和可操作性。方案报送相关领导审定后，要立即召集相关单位负责人召开协调会，对各项任务逐项分解落实。
2.起草、审核会议通知。内容包括:会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会范围、报名要求、有关事项等。会议通知一般由办公室负责起草，然后报主管领导审核同意。做好这项工作，关键在于落实会议审批制度与提高效率相结合，既要严格按程序逐级审核把关，又要迅速及时。
3.下发会议通知。要把握好两点:一是及时，使参会人员有充裕时间做好准备;二是准确，防止重发、错发、漏发。在召开紧急会议需要电话通知时，要注意语言的使用，避免出现“明天”“后天”等字眼，必要时说明“星期几”，防止产生歧义。
4.落实与会人员。按照会议通知要求的时间，对与会人员逐一落实并做好登记，必要的进行电话督促，统计汇总后拉出参会人员、请假人员名单，并及时向有关领导报告。
5.协调出席领导。根据会议性质和要求拟写领导出席安排，报请主管领导同意后，逐一进行电话通知。内容包括:会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送，确保及时送到相关领导手中。
6.预订会议室。会议时间确定后，要立即与会议场所联系沟通，协调预订会议室，并安排做好先期准备工作。
7.编印会议须知。大型会议活动需要编印会议须知，须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包括: 日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、值班电话、作息时间、注意事项等。
8.制作会议证件。全市大型会议(现场会、全会等)需要制作会议证件，包括出席证、列席证、工作证、车辆通行证等。
9.布置主席台。主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综合考虑。
10.制作会标。会标体现会议的主题，会标制作一定要准确无误，并注意把握会标的长度、字体与会场是否协调一致。
11.检查音响和灯光。根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置，并严格落实“三检查”:布置会场时检查;会前半小时检查;会前十分钟检查。某些法定会议播放《国歌》《国际歌》，要提前进行演练并做好备份，确保万无一失。检查会场内是否有灯泡损坏，如有损坏，提前进行更换，有投影演示时需及时调节灯光。
12.编制座区图，摆放座签。根据统计整理后的与会人员名单，合理安排与会人员的会场座次。座区图和座签认真核对，防止遗漏、重复，防止出现错别字。
13.组织调度会议用车。地点偏远或有统一乘车安排时，一般要借用或租用车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度，车辆较多时要编排乘车分组，并对车辆进行编号。
14.安排新闻报道。需要新闻报道的会议，协调宣传等部门提前通知有关新闻单位。
15.安排会场警卫和交通疏导。大型的会议，要通知信访部门，协调公安机关和交警部门做好会场警卫及交通疏导工作，防止会议过程中出现意外情况。规模较大的会议，由于到会车辆较多，要安排交警到会场附近进行交导。
16.其它保障。会前与供电部门、电信公司等沟通联系，安排保电、保网络任务，同时安排会议场所进行内部检修。会议过程中还需安排专人值班，以便应对突发情况。
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