如何高效的组织一场线上会议 – 8个线上会议实战技巧(怎么组织线上会议)-尊龙游戏旗舰厅官网

会议成本= 平均时薪×3×2×开会人数×会议时间(小时)

请允许我用这样的一个公式作为开篇,2020-2021整个两年,多到无数的线上会议原来成本如此之高。(公式中平均工资所以乘3,是因为劳动产值高于平均工资;乘2是因为参加会议要中断经常性工作,损失要以2倍来计算。(百度了解 不多解释))

我们先来简单的算笔账:假设平均时薪在90元,开会人数8人 ,会议时长为1个小时,会议成本高达4320元。而我们在真实的工作中,会议时长却远远大于1小时。

随着后疫情时代的到来,催生了一大堆会议软件,目前在国内比较常用的腾讯会议、阿里钉钉、字节飞书,外企常用teams和zoom为主要线上会议工具。

经常和圈子里的朋友探讨线上会议的未来,大家都认为线上会议是疫情催生的产物。但随着疫情的控制,线上会议频次终究会下降。确实站在会议效率和国情文化方面看,线下会议依然如此重要。但对于线上会议是否走向消亡,答案不言而喻。

目前来讲,线上会议的发展与应用,只能算底层逻辑打通,更像是当年的温饱,随着人们的习惯和技术的更迭发展,必定走向小康。

梁建章探索的混合办公制模式已有成效,“3 2”模式的推崇势必会影响更多的企业。推出此类型的混合办公制,毕竟除了节约房租成本以外,还能大幅缩减离职率和提升生育率,节约企业成本的同时,响应了国家号召。这样的结果就是,线上会议的场次还会直线式上升。再加上线上会议,可以大幅度降低不必要的差旅。

综合以上,我个人对于线上会议未来的发展是看好的,也确信线上会议的多元化发展,必定能帮助更多的企业趋于更新的关系。

所谓的会议

不过是一群彼此不能被说服的人

在努力呻吟而已

——魔王子霹雳布袋戏

线上会议虽然给企业和员工带来了便捷,但组织一场会议,只会让组织者精疲力竭。今天不讲技术(找时间再讲),往往一场简单的线上虚拟会议,却不能达到组织者的会议目标,要么部门扯皮,要么意见不同,要么都是点子。最终都无法达成一致的目标共识。大部分的会议结果都是草草了事,组织者精疲力竭,参与者苦恼不堪,疫情严重时在家办公人员,找不到工作和生活的边界感。

所以线上会议如何更加高效

便成为了每个企业都亟待要解决的问题

作为一家服务商,疫情的到来,从线下组织到线上组织会议这两年多,服务了多家企业的跨国会议和千人线上沟通大会,从实战中总结了8个线上会议技巧,今天分享给大家,希望能帮助企业大幅降低会议成本,同时使得每一场会议都变得便捷、安全和高效。

✎01.

会议是否有必要

是否有必要,这是一个问题,也是组织者往往忽略的问题。无论大事小事,“拿出问题,会上解决”好像已是每个人达成的共识,然而这个问题到底有没有必要组织会议去解决,却是少有人曾想过的问题。

记得印象最深的一次,主办方因为一个议程ppt,组织了一场2小时的会议,期间还等待了几名无法及时上线的决策者,最终2个小时完全浪费掉。

为什么我会说是浪费,因为就是几个邮件就能搞定的问题,议程已经明确在上次会议中确定内容,编辑整理完毕后本可以用邮件确认就可以。这就是一场没有必要的会议,一场非常低效的会议。

记得还有一周都有会议,而且全部是同样的跨国测试会议,主办方每天都会组织1小时会议来测试相同的内容,虽然能理解由于参会者在不同的国家,就会有不同的时差,但对于组织者来说,这也是几场低效的会议。

本可以根据不同洲把时差接近的国家安排在同一时间组织测试,减少会议场次的同时,节约出更多的时间用于其他工作。

作为一名组织者,首先要问自己会议是否有必要?如果只是文件的确认、大量的文件往来或保密性内容,就用邮件来解决,再次组织会议来确认就是非必要的低效会议。

同时相同会议内容,尽可能提前协调组织同时进行,发现问题,同时解决,不要把过多的时间浪费在重复的事情上。

✎02.

谁真的需要到场

会议本身是密集性的,如果你需要解决问题,就一定要明确关键性人物,不要因为一场会议占用大量他人的时间。这里我们回顾一下开篇的公式,会议成本 = 平均时薪×3×2×开会人数×会议时间(小时)

大多数组织者错误的认为组织一场1小时的会议,如果会议是低效的,浪费的只是一小时。但从实际上来说,浪费并不是一小时,而是开会人数×会议时间(小时),比如10个人开会,浪费的是十个小时。

所以从以上公式可以很好的量化,在组织者组织一场会议时,浪费掉公司、客户、员工多少时间,再结合以上的公式计算,就明确的知道这次会议的成本到底是多少。

当你需要组织一场必要的线上会议时,所以第二步一定要明确——谁真的需要到场。

不同部门或者说不同分工的人群,只需要找到他们每个部门(项目小组)的代表参加就好,然后代表会过滤掉非必要信息,准确的传递给自己部门(项目小组)就好,这样做的结果就是既不浪费大家的时间,也不会让非必要参会者觉得苦恼,从而让一场高效的会议确保他们的利益。

✎03.

我们期望是什么

这里指我们要达成的会议目标是什么?我们期望参会者给予什么样的结果?就是我们常说的会议议程。

例如

我们期望解决哪几个问题?

期望他们提升哪些建议?

期望获得一个什么样的结果等~

刚接触线上会议时,我在没有发现这个技巧之前,对于短会还行,只要30分钟以上的会议,每次都无法达到既定目标,都会遗留一些问题再在线下讨论,我们经过内部讨论后决定,长会要做一个会议议程提前发送给客户,几次之后效率变得越来越高,参会者都主动的不在偏题,积极高效的解决问题达成共识,我们惊奇的发现议程原来如此高效。

这里最重要的就是组织者,需要准确的把这份议程传递给参会者,让参会者明确的知道,他们到底为什么会聚集在这里。

对于一个30分钟以内较短的会议,目前还用不上详细的议程,但对于30分钟以上的会议,一份详细的议程变得尤为重要,且在会议前需要传送给参会者,这样做的好处,就是大家已提前明确会议目标,也许1小时的会议会在30-45分钟内就可以高效达成目标。

✎04.

发送邀请便是会议的开始

我们要明确:组织者发送一个会议邀请的同时便是会议的开始

为什么我会这么说,假设你有一个20页的ppt,需要在会议上展示给参会者,之后用5-10分钟沟通来达成会议目标,无论你是展示给领导、客户还是员工,这么短的时间内,都不可能达成你期望的目标。

如果你从一开始就知道,发送完会议邀请的同时,便是会议的开始,你就会把这份ppt发送给参会者,并期望他们能在会上反馈和达成既定目标。

这样的结果就是,他们在会议开始前这段时间,把20页的ppt全部看完,针对于目标已有反馈,一来会上你无需浪费更多的时间阐述内容,只需重点讲述。二来可以高效快速的获得参会者的反馈,最终达成会议目标。

当然了,如果在会议之前,因为你的提前发送,参会者已有反馈且一致,其实已经达成了你的目标,那么这个会议就可以完全取消掉,日后类似的会议就没必要再次组织。

✎05.

线前要私下沟通会议目标

如果你是在组织一场大型的线上沟通会议,或是组织一场敏感性主题的会议,线前沟通就变得尤为重要。

你需要和一些关键的决策者提前私下沟通,表达你的观点和会议目标,期望会上能和你的目标始终保持一致,希望他们给予你支持,努力争取到他们的观点和建议,从而真诚对待及解决问题,最终达到目标一致性。这样你会在敏感性主题会议上变得相对轻松,且能快速高效的达成目标。

✎06.

积极且有礼貌的管理会议

即使你费尽心力的制定了一个完美的议程,但作为组织者,你也要学会积极且有礼貌的管理会议,以确保每位参会者都在正确的主题轨道上。

会议上我们经常会讨论出一个好的点子,或超时的激情演讲者,虽然我们不能扼杀他们好的想法和激情。

但是很多时候,我们不仅要关注参会者讨论的主题是否偏离,还要考虑到每位参会者的权利平等,不能因为偏离议程的好想法,和对于主题探讨的激情演讲,就不予理会,这个时候你需要很有礼貌的,通过提醒或打断演讲者来管理会议。

比如:对着镜头举手示意、利用软件自带的白板去提醒、或者口头提醒:”这是一个非常好的观点,但时间有限,我们再听听***对此的想法,然后再回到你的想法,您看这样好吗?“。

07.

会议期间商定下一步并记录

这个太重要了,一场会议的成不成功就要看后期的执行。你应该很熟悉,每次会议结束后商定好了下一步,却迟迟得不到回应。甚至各部门或者同事间,因为谁负责相互扯皮。

所以作为组织者,你要明确会上商定好责任人,下一步要做哪些工作,并且记录会议简要,会后以脑图、excel或word的形式发送对方,明确分工和时间推进表,这样做的结果就是凡是有回音,事事有落实。

尤其作为领导你要培养员工这样的好习惯,无论在企业对客户、企业对员工、部门对部门之间,都是一个很好的技巧。这里我也要感谢我的一位客户,逼着我培养了一个良好的习惯,现在来看都是感谢。

08.

轻松愉悦的环境中进行


会议——组织者期望达成目标,参会者一听头大。所以不论是线上会议还是线下会议,我们总是希望能在轻松愉悦的环境中进行,把目标和内容准确的传递给参会者,同时收集到参会者有用的反馈和观点。

如果你是在线下,不妨带一点咖啡甜品去开会,也可以理解为小小的”贿赂“,但这份”贿赂“会让这次会议变得高效有用。

如果你是在上线,不妨开篇试图让自己变得很幽默,也可以理解为”取悦“,但这份”取悦“会让会议变得轻松欢乐。

所谓的会议

不过是一群彼此不能被说服的人

在努力呻吟而已

——魔王子《霹雳布袋戏》

并非每个主题都需要进行会议,虽然每场会议都是在努力呻吟。但你确定需要一场会议来达成你的目标,不妨尝试下以上8个技巧,以确保你的会议变得高效且富有成效。如果你还有其他好的技巧,请在留言区分享给大家。

如果你觉得我对你有所帮助,不妨点击下方公众号关注且分享出去,让更多的人学以致用。

好了,这里是创意怪圈,一个专注于营销、创意人的怪圈,期待你的加入!

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